II FASE ANALISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR
UNIVERSIDAD VALLE DEL MOMBOY
FACULTAD DE INGENIERIA
INGENIERIA DE COMPUTACIO



INTEGRANTE:
LUIGI MALDONADO
C.I N° 19.103.164
PROFESOR: PABLO A. VILLAREAL R.
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS I

Junio, 2009


CARTA DE APROBACIÓN


Quien suscribe Sra. Yajaira Paz, venezolana y titular de la Cedula de Identidad N° 10.210.341 en mi carácter de Directora de la empresa Cooperativa Panadería y Panificadora Dexiolabos 8574 R.L, autorizo al ciudadano Bachiller Luigi M. Maldonado C, venezolano y titular de la Cedula de Identidad N° 19.103.164 para que realice en esta organización el Análisis y Diseño de un Sistema de Información que permita llevar un control en el área de Producción.


Atentamente
_______________________
Yajaira Paz
Directora

INTRODUCCIÓN
Las organizaciones han reconocido desde hace mucho, la importancia de administrar recursos principales, tales como la mano de obra y las materias primas. La información se ha colocado en un lugar adecuado como recurso principal, los tomadores de decisiones has comenzado a comprender que la información no es solo un subproducto de la conducción, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser un factor crítico para la determinación del éxito o fracaso de éstos.
En una Organización o empresa, el análisis y diseño de sistemas es el proceso de estudiar su situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas. Antes de comenzar el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un Estudio de Sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual en la empresa u Organización.
La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de diseño, pero hay que tomar en cuenta que todas las organizaciones son sistemas que actúan recíprocamente con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas y que un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa u Organización.
El objetivo principal de este informe preliminar es determinar la verdadera motivación de este proyecto como futuros Ingenieros de Computación y Analista de Sistemas de Información, y a su vez estudiar con bases solidas y concretas los objetivos y alcances del proyecto.
En este informe preliminar se desarrollaran los siguientes puntos planteados de la siguiente manera:

 Objetivos
 Alcance
 Enfoque metodológico
 Resultados a obtener
 Equipo de trabajo
 Tiempo de realización.


PROYECTO ANALISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA LLEVAR UN CONTROL EN LA PRODUCCION DE LA EMPRESA COOPERATIVA PANADERIA Y PANIFICADORA DEXIOLABOS 8574 R.L.

FASE I
DEFINICION DEL PROYECTO
JUSTIFICACION:
La creación de un nuevo Sistema de Información tiene como misión principal la de sistematizar procesos operativos dentro de una empresa u organización que se realizan de forma manual y que generan retardo y problemas en su ejecución, y es precisamente por esto que nace la idea de crear e implementar un Sistema en esta empresa, que permita solucionar este problema y que a su vez aporte grandes beneficios.
Para esto se debe realizar el estudio de diversos factores que intervienen en la creación de este sistema y que a su vez permiten saber los requerimientos del nuevo sistema.
DESARROLLO FACTIBLE
Teniendo en cuenta que la empresa Cooperativa Panadería y Panificadora Dexiolabos 8574 R.L, ubicada en el Sector Barrio Nuevo, parte baja del Municipio Motatán, se dedica a la venta y producción de panes, así como también a la compra y venta de bienes de consumo y según las Técnicas de Recopilación de Información aplicadas a dicha empresa se llego a la conclusión de que el problema está en que no existe un sistema automatizado; por lo tanto, se plantea realizar un proyecto o análisis para crear un sistema de información que permita automatizar el proceso de producción.
A continuación se realiza un estudio de factibilidad de este proyecto:
 Factibilidad económica:
Debido a que la empresa no posee equipos para ejecutar el sistema, se establecerá un costo en la compra de uno o más equipos de computación así como también en el pago de honorarios al analista del proyecto, estos costos se justifican ya que la inversión traerá favorables beneficios a la empresa, como lo es la automatización de uno de sus procesos operativos lo cual reducirá el tiempo de trabajo.
 Factibilidad operativa:
Existe un notable interés por parte de los trabajadores de la empresa en llevar a cabo el proyecto pero para esto será necesario implantar los conocimientos sobre el funcionamiento del nuevo sistema lo cual generará un pequeño retraso en la ejecución del proyecto.
 Factibilidad técnica:
No se puede establecer una comparación entre el nuevo sistema y el sistema actual debido a que el sistema actual se lleva a cabo manualmente, en cambio el nuevo sistema es automatizado y los equipos para su implementación deben ser actualizados y eficientes y su ejecución será una buena y factible solución al problema.
INFORME PRELIMINAR
OBJETIVOS
En la actualidad las organizaciones buscan ahorrar tiempo en sus procesos operativos y ante esto se crea la necesidad de automatizar procesos.
Dada esta necesidad en la empresa Cooperativa Panadería Dexiolabo 8574 R.L, se ha establecido como objetivo el análisis y diseño de un sistema de información que permita a la empresa llevar a cabo un control en la producción de materia prima, para así saber el valor real del trabajo. Dicho sistema debe cumplir tareas como; la de generar reportes de la producción diaria de la empresa, llevar un control de los ingresos económicos en cuanto a la producción y almacenar esta información para que de esta manera sirva como soporte en el proceso contable de la misma. Este sistema generara reportes de la producción diaria, como por ejemplo la cantidad de panes francés hechos, y que a su vez les refleje las ganancias en bolívares que dicha producción les daría al momento de la venta de los panes.
Todas estas tareas actualmente se vienen realizando de forma manual y poco confiable, lo cual hace que se consuma recursos de personal y tiempos considerables.
ALCANCE
La realización de este sistema de información traerá grandes alcances y beneficios a las personas involucradas:
Para el analista, le permitirá desarrollar sus habilidades y conocimientos de una manera tal que le servirá como experiencia, además de que solucionara un gran problema a la organización como lo es el de automatizar procesos al crear un sistema de información que ejecute múltiples funciones y faciliten las tareas diarias de la empresa.
Para el usuario, servirá de gran ayuda ya que le permitirá saber el valor real de su trabajo diario, así como también le facilitara y agilizara su labor.
Por último para la directora, será una inversión que le servirá a la empresa como tal un avance y desarrollo tecnológico en sus procesos, además una reducción favorable de la rutina de trabajo.
ENFOQUE METODOLÓGICO
La metodología seleccionada para el desarrollo del sistema de información es la utilizada por el autor Jonás A. Montilva C, que es MEDSI (METODOLOGIA ESTRUCTURADA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION).
Esta metodología fue seleccionada debido a que es una de las más usadas para el desarrollo de sistemas de información, además de su factible implementación MEDSI es una metodología estructurada para desarrollar sistemas de información en y para organizaciones de cualquier tipo.
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS FASES:
Fase 1: A raíz del surgimiento de nuevas necesidades y requerimientos, la organización designa a un gerente de proyecto cuya primera misión es definir el proyecto, esto es, justificar el desarrollo de un nuevo sistema de información, establecer su factibilidad y de ser factible, planificarlo. El resultado de esta fase se resume en los informes Preliminares y de Factibilidad y en el Plan del Proyecto, el cual coordinara todas las fases del proyecto.
Fase 2: Si el proyecto es factible y su desarrollo es aprobado, entonces se inicia el proceso de desarrollo de un nuevo sistema de información. En esta fase el gerente organiza el grupo de desarrollo, iniciando de inmediato un análisis del contexto en el cual se va a ubicar el sistema. Para ello se recaba toda la documentación relacionada, Se analiza el ambiente, la estructura y los procesos del sistema ampliado (marco del sistema de información). Si existe un sistema actual de información, este se analiza afín de detectar sus deficiencias, fallas y problemas mediante la construcción de un modelo.
Fase 3: Se determinan, junto con los usuarios, los requerimientos que debe satisfacer el nuevo sistema de información así mismo, se establecen las funciones, restricciones y atributos de calidad del sistema, los cuales se ensamblan en la Especificación Funcional y se resumen en un informe del Nuevo Sistema.
Fase 4: Se producen diferentes prototipos o diseños preliminares del sistema que satisfagan la especificación funcional, para luego seleccionar el más conveniente a la organización. Este prototipo se describe en el informe del Diseño Preliminar. La configuración Técnica describe las características del equipo y los programas de apoyo requeridos por el prototipo.
Fase 5: Se realiza un diseño detallado de los diferentes componentes del sistema de información tomando como referencia el prototipo del sistema; este diseño se ensambla en el paquete de diseño. Adicionalmente, se elabora el Plan de Pruebas de los diferentes componentes del sistema.
Fase 6: Se construye el sistema de acuerdo a Io especificado en el paquete de diseño y se explica detaIIadamente cada prueba en Ias respectivas Especificaciones de Prueba.
Fase 7: Se prueba el sistema en base a Ias especificaciones de prueba y se elabora un plan para Ia implantación del sistema.
Fase 8: Se implanta el sistema de información mediante el adiestramiento de Ios usuarios, Ia conversión del sistema existente al recientemente construido (puesto en Operación) y Ia entonación inicia del sistema de información. Finalmente, se entrega el sistema a Ios usuarios y a grupo de mantenimiento junto con el Informe final del proyecto.
APLICANDO ESTAS FASES AL PROYECTO:
Hasta el momento se han ejecutado las dos primeras fases en el orden y tiempo establecidas, en la empresa Cooperativa Panadería y Panificadora Dexiolabos 8574 R.L desde el 04 de Mayo al 01 de Junio del año 2009:
Primera fase:
Se realizo del 04/05/2009 al 15/05/2009, en esta primera fase se obtuvo como resultado la misión del proyecto y sus factibilidades determinando los problemas, oportunidades y normas que presenta la empresa teniendo como problema principal la falta de sistemas automatizados y se determino como solución la creación de un Sistema de Información que ahorrara tiempo, trabajo y permitiera una mayor organización, con respecto al proceso de producción que en ella se realiza, por medio de este estudio se llevo a cabo el informe preliminar, el informe de factibilidad y el plan del proyecto.
Segunda fase:
Se realizo del 18/05/2009 al 01/06/2009 en la que se definió el contexto del proyecto conociendo el ambiente, la estructura y los procesos de la empresa por medio de la aplicación de tres técnicas de recopilación de información como lo son la entrevista, el cuestionario y la observación; así como también se organizo el equipo de trabajo, es decir, se asigno roles a las personas que van a intervenir en el desarrollo del nuevo sistema, lo que va a permitir que la siguientes fases sean ejecutadas con mayor precisión y organización.
Todo este detallado y concreto análisis fue revisado por la empresa, emitiendo así la carta de aprobación para el desarrollo y ejecución del sistema y como paso siguiente se especificaran los requerimientos y las funciones del nuevo sistema.
RESULTADOS A OBTENER
Tomando en cuenta que en la actualidad las organizaciones procuran mantenerse en constante desarrollo y crecimiento, surgen problemas que ayudan a retrasar dicho crecimiento y uno de ellos es la falta de sistemas automatizados.
Con la ejecución de este proyecto se espera resolver este gran problema en la empresa al llevar a cabo un sistema, no solo confiable sino también de gran desarrollo tecnológico. La automatización de procesos operativos es de gran importancia para la organización y trae consigo grandes beneficios tales como: mejora del servicio a los clientes, rapidez y rendimiento del trabajo, mayor control y organización del proceso y a su vez le ofrece la oportunidad de tener una base solidad que permite a la empresa mantener un punto de equilibrio entre el trabajo, los costos y las ganancias, además de ser la panadería y panificadora número uno en adquirir un sistema de este tipo.
Al finalizar este proyecto se presentara la información necesaria para sustentar el trabajo realizado durante el avance del mismo, los informes contendrán el material necesario para el usuario del sistema , donde se especificaran las tareas y funciones que éste realizara, así como todas las especificaciones técnicas y recursos requeridos para su optimo funcionamiento.
PLAN DEL PROYECTO
TIEMPO DE REALIZACIÓN:
Para la ejecución del proyecto se estima cumplir un máximo de 11 semanas en 8 fases, según la metodología seleccionada y en coordinación con el equipo de trabajo.

FASE II
EQUIPO DE TRABAJO:
En el proceso de desarrollo y ejecución del sistema participaran la Directora, la secretaria y el contralor (todos ellos a su vez trabajan conjuntamente en el proceso de producción y serán usuarios del sistema) quienes simultáneamente con el analista formaran el equipo de trabajo.

ANÁLISIS DEL CONTEXTO
MEDIO AMBIENTE:
NOMBRE DE LA EMPRESA:
Panadería Cooperativa Dexiolabo 8574 R.L
DIRECCION:
Urbanización Barrio Nuevo, parte baja Municipio Motatán, Edo. Trujillo
MISIÓN:
Ser una fuente generadora de empleo para la comunidad y prestar un servicio de buena calidad que satisfaga nuestras necesidades y las del público.
VISION:
Convertirnos en una de las primeras panaderías y panificadoras del municipio y del estado, así como también que cada empleado o socio establezca su propia panadería.
RESEÑA HISTORICA:
En el año 2004 a través de un curso de panadería dictado por la misión “Vuelvan Caras” surgió la idea de crear una empresa de Panadería entre varios socios, posteriormente esta idea se convirtió en un proyecto y se busco la manera de buscar los recursos económicos.
El 15 de marzo de 2005 fue aprobado el crédito y los recursos fueron bajados el 16 de Diciembre de ese mismo año a través de FONCREI, después de aprobado el crédito se construyo el local y se compraron los productos y maquinaria necesaria.
Pero no fue sino hasta Marzo de 2007 que comenzó a funcionar la Panadería bajo el nombre de Panadería Cooperativa Dexiolabo 8574 R.L, con 32 empleados. En la actualidad la empresa se encuentra funcionando después de dos años permanentemente.

PROCESOS QUE SE LLEVAN A CABO EN LA EMPRESA:

La empresa realiza dos procesos diariamente:
 Proceso de Producción: en este se abarca la producción de materia prima en dos departamentos panadería y pastelería.
 Proceso de Venta: es un proceso que comprende la venta de la materia prima ya producida y la venta de víveres de consumo.
Ambos procesos se realizan de forma manual y no poseen un registro confiable, además de que en el proceso de producción el registro o control se hace de periódicamente.


CONCLUSIÒN
En un proyecto de sistemas de información o para cualquier proyecto en general se necesita realizar un informe preliminar luego de hacer un estudio detallado de lo que se quiere lograr con la aplicación de este proyecto, lo cual contribuirá tanto para el analista como para la organización a saber qué es lo que se va hacer, que se espera obtener, hasta donde se debe llegar, quienes intervienen en el desarrollo del proyecto y como se va a realizar; esto servirá de ayuda para continuar con un mayor grado de confianza el desarrollo de dicho proyecto.
Es importante saber también que es lo que ha logrado y como lo hemos logrado, para así corregir los posibles errores que se presenten y para esto se utiliza el enfoque metodológico y el cronograma de ejecución. En el análisis y diseño de sistemas de información es necesario llevar un orden de lo que se está haciendo para lograr con mayor efectividad la aplicación del sistema.